«Tenemos un registro de auditoría» se ha convertido en una casilla que marcar. Casi todas las herramientas documentales imprimen en algún sitio una lista de eventos. La pregunta que importa es otra: cuando alguien pone en duda el propio registro, ¿puede usted demostrar que no ha sido alterado?

Un registro de actividad corriente son solo filas de una base de datos

Un registro de actividad típico es una tabla en la que escribe la aplicación — y que, en principio, también puede reescribir. Una persona con permisos de administración, un error de programación o un atacante con acceso a la base de datos pueden editar o borrar filas, y nada en las filas restantes lo delata. El registro es prueba solo mientras nadie cuestione el registro.

Qué hace GingerDocs de otra forma

Cada evento de la vida de un documento — creado, enviado, visto, firmado, rechazado, anulado — se añade a un registro que funciona como un libro con detección de manipulaciones:

  • De solo adición: los eventos se añaden, nunca se editan ni se eliminan.
  • Encadenado por hash: cada entrada incluye un hash SHA-256 de la entrada anterior, de modo que cada registro queda ligado criptográficamente a todo lo que vino antes.
  • Atribuido: cada evento lleva una marca de tiempo y la dirección IP desde la que se produjo.

Por qué el encadenado lo cambia todo

Suponga que alguien altera una entrada del pasado. Su hash ya no coincide con el valor incrustado en la entrada siguiente, que a su vez ya no coincide con el de la posterior: la cadena se rompe de forma visible justo en el punto manipulado. Falsificar el historial en silencio exigiría recalcular la cadena entera hacia delante, que es exactamente lo que un diseño de solo adición se niega a permitir.

El resultado es un registro que no pide que se confíe en él: se puede comprobar.

La verificación cierra el círculo

Un registro con detección de manipulaciones resulta mucho más útil cuando la otra parte puede consultarlo. Cualquiera que tenga un PDF completado de GingerDocs puede confirmar en la página pública de verificación que el archivo coincide con lo que el registro de auditoría dice que se firmó — sin una cuenta y sin tener que fiarse de la palabra de nadie.

Cuando evalúe una herramienta de firma, no pregunte si tiene registro de auditoría. Pregunte qué impide que ese registro se edite. Si la respuesta es «los permisos», siga buscando.