GingerDocs est bien plus qu’un éditeur et un flux de signature — c’est l’espace de travail qui entoure vos documents. Quelques structures gardent cet espace organisé à mesure que le volume grandit : les dossiers et les projets pour ranger les documents, les contacts pour les personnes à qui vous envoyez, et les équipes pour celles avec qui vous travaillez.

Les dossiers et le tableau de bord

Rangez vos documents dans des dossiers qui correspondent à la façon de penser de votre équipe — par client, par affaire, par trimestre. Le tableau de bord surplombe l’ensemble : il affiche d’un coup d’œil les compteurs des documents en attente, terminés et nécessitant une action, et se met à jour en temps réel à mesure que les destinataires consultent et signent.

Quand parcourir ne suffit plus, la recherche globale retrouve documents, contacts et dossiers depuis une seule barre de recherche — dans tout ce que vous possédez ou auquel vous avez accès.

Les projets : regrouper des documents de plusieurs dossiers

Les dossiers donnent à chaque document un seul foyer, mais le travail réel — une affaire, une transaction, un dossier client — en traverse souvent plusieurs. Un projet regroupe des documents liés, quel que soit le dossier dans lequel chacun réside, et un même document peut appartenir à plusieurs projets à la fois.

Utilisez les dossiers pour l’endroit où un document est classé, et les projets pour l’engagement auquel il se rattache. Les documents peuvent être ajoutés à un projet ou en être retirés sans jamais déplacer ni supprimer le fichier lui-même, et un projet peut être archivé une fois le travail qu’il porte achevé.

Les contacts : votre carnet d’adresses réutilisable

Tout signataire avec qui vous travaillez régulièrement a sa place dans les contacts. Les contacts enregistrés se complètent automatiquement lorsque vous ajoutez des destinataires, et la fiche de chaque contact affiche tous les documents qui lui sont associés — utile quand vous avez besoin de l’historique d’une relation, et pas seulement d’un fichier. Vous partez d’une liste existante ? Importez vos contacts en masse depuis un CSV — avec résolution des doublons, pour qu’une même personne n’atterrisse jamais deux fois — et exportez le carnet d’adresses dès que vous en avez besoin.

Équipes, propriétaires et membres

Invitez vos collègues par e-mail à partager un espace de travail. GingerDocs utilise deux rôles :

  • Les membres peuvent travailler avec les documents — les modifier, les envoyer et les suivre.
  • Les propriétaires contrôlent en outre les réglages au niveau de l’espace de travail : identité visuelle, export des données et zone sensible (y compris la suppression du compte, assortie d’un délai de grâce de 30 jours avant toute suppression définitive).

Des réglages à configurer tôt

  • Réglages de signature — votre signature et vos préférences de signature par défaut.
  • Notifications — choisissez quels événements documentaires vous sont envoyés par e-mail.
  • Préférences de l’éditeur — les réglages par défaut du comportement de l’éditeur.
  • Identité visuelle (propriétaires) — appliquez l’image de votre organisation à l’expérience que voient les destinataires.
  • Export des données (propriétaires) — exportez vos documents et leurs métadonnées à tout moment, dans une logique de portabilité RGPD.

Corbeille et restauration

La suppression est réversible par défaut. Les documents, dossiers et modèles que vous retirez passent d’abord par la corbeille au lieu de disparaître : une suppression accidentelle se rattrape par une restauration rapide plutôt que par un fichier perdu. La suppression définitive est une étape distincte et délibérée.