GingerDocs es más que un editor y un flujo de firma: es el espacio de trabajo que rodea a sus documentos. Unas pocas estructuras mantienen ordenado ese espacio a medida que crece el volumen: carpetas y proyectos para organizar los documentos, contactos para las personas a las que envía y equipos para las personas con las que trabaja.

Carpetas y el panel

Organice los documentos en carpetas que encajen con la forma de pensar de su equipo: por cliente, por asunto, por trimestre. Por encima de todo está el panel, que muestra de un vistazo los contadores de lo pendiente, lo completado y lo que espera acción, y que se actualiza en tiempo real conforme los destinatarios ven y firman.

Cuando navegar no basta, la búsqueda global encuentra documentos, contactos y carpetas desde una sola barra de búsqueda, en todo lo que le pertenece o a lo que tiene acceso.

Proyectos: agrupar documentos de varias carpetas

Las carpetas dan a cada documento un único hogar, pero el trabajo real — un asunto, una operación, un caso — suele abarcar varias. Un proyecto agrupa documentos relacionados sin importar en qué carpeta viva cada uno, y un mismo documento puede pertenecer a más de un proyecto a la vez.

Use las carpetas para dónde está archivado un documento y los proyectos para a qué encargo pertenece. Los documentos pueden añadirse a un proyecto o quitarse de él sin mover ni eliminar nunca el archivo en sí, y un proyecto puede archivarse cuando el trabajo que hay detrás está terminado.

Contactos: su agenda reutilizable

Todo firmante con el que trabaja de forma recurrente debería estar en contactos. Los contactos guardados se autocompletan al añadir destinatarios, y la ficha de cada contacto muestra todos los documentos asociados a él — útil cuando necesita el historial de una relación, no solo un archivo. ¿Parte de una lista que ya tiene? Importe contactos en masa desde un CSV — con resolución de duplicados, para que la misma persona no entre nunca dos veces — y exporte la agenda cuando lo necesite.

Equipos, propietarios y miembros

Invite a sus compañeros por correo para compartir un espacio de trabajo. GingerDocs usa dos roles:

  • Los miembros pueden trabajar con documentos: editarlos, enviarlos y seguirlos.
  • Los propietarios controlan además los ajustes del espacio de trabajo: la marca, la exportación de datos y la zona de peligro (incluida la eliminación de la cuenta, que tiene un periodo de espera de 30 días antes de que se borre nada de forma definitiva).

Ajustes que conviene configurar pronto

  • Valores por defecto de firma: su firma predeterminada y sus preferencias al firmar.
  • Notificaciones: elija qué eventos de un documento le llegan por correo.
  • Preferencias del editor: cómo se comporta el editor por defecto.
  • Marca (propietarios): aplique la imagen de su organización a lo que ven los destinatarios.
  • Exportación de datos (propietarios): exporte sus documentos y metadatos cuando quiera, pensado para la portabilidad del RGPD.

Papelera y restauración

Eliminar es reversible por defecto. Los documentos, carpetas y plantillas que quita van primero a la papelera en lugar de desaparecer, así que un borrado accidental está a una restauración de distancia y no es un archivo perdido. El borrado definitivo es un paso aparte y deliberado.