Les documents passent rarement de l’envoi à la signature sans accroc. Un signataire repère une date erronée, le service juridique veut ajuster une clause, une transaction tombe à l’eau. GingerDocs gère ces imprévus sans vous obliger à tout reconstruire — et sans rompre la traçabilité.
Les propositions d’avenant
Si une modification s’impose après l’envoi, proposez un avenant sur place. Le changement proposé est présenté aux parties concernées plutôt qu’appliqué en silence, et le document accepte jusqu’à trois propositions d’avenant avant qu’un nouveau document ne devienne nécessaire.
Cela préserve un relevé continu : le contenu d’origine, la modification proposée et les réponses vivent dans le même historique de document, au lieu d’être éparpillés dans des pièces jointes « v2_final_FINAL ».
Annuler un document
L’expéditeur peut annuler un document à tout moment avant sa finalisation — quand une transaction est abandonnée, que les conditions sont renégociées ou que le mauvais fichier est parti. L’annulation met immédiatement fin au flux, les liens des destinataires cessent de fonctionner, et l’événement d’annulation est consigné de façon immuable dans le journal d’audit.
Quand un destinataire refuse
Les destinataires peuvent refuser un document plutôt qu’ignorer la demande. Ils doivent fournir un motif, l’expéditeur est averti immédiatement et peut apporter des modifications puis renvoyer, et le refus est inscrit au journal d’audit avec un horodatage — ainsi, au « ils n’ont jamais signé » répondent le quand, le comment et le pourquoi.
L’expiration
Les documents jamais finalisés ne traînent pas indéfiniment comme des demandes ouvertes — un document expiré passe à l’état terminal Expired, distinct d’un document annulé ou refusé, pour que votre tableau de bord reflète ce qui s’est réellement passé.
Pourquoi les états terminaux comptent
Voided, Declined et Expired sont des états consignés, pas des suppressions. Le document et tout son historique d’audit restent intacts, ce qui est exactement ce que vous voulez quand, six mois plus tard, quelqu’un demande pourquoi un accord n’a jamais été exécuté.