Dokumente kommen selten reibungslos vom Versand zur Unterschrift. Ein Unterzeichner entdeckt ein falsches Datum, die Rechtsabteilung will eine Klausel angepasst haben, ein Deal platzt. GingerDocs bewältigt dieses schwierige Mittelstück, ohne Sie zum Neuaufbau zu zwingen — und ohne den Audit-Trail zu brechen.
Änderungsvorschläge
Wird nach dem Versand eine Änderung nötig, schlagen Sie sie direkt im Dokument vor. Die vorgeschlagene Änderung wird den betroffenen Parteien vorgelegt, statt stillschweigend übernommen zu werden, und ein Dokument lässt bis zu drei Änderungsvorschläge zu, bevor Sie ein frisches Dokument bräuchten.
So bleibt ein durchgehender Nachweis erhalten: der ursprüngliche Inhalt, die vorgeschlagene Änderung und die Reaktionen liegen alle in derselben Dokumenthistorie, statt über „v2_final_FINAL“-E-Mail-Anhänge verstreut zu sein.
Ein Dokument annullieren
Absender können ein Dokument jederzeit vor dem Abschluss annullieren — wenn ein Deal abgesagt wird, Konditionen neu verhandelt werden oder die falsche Datei rausgegangen ist. Die Annullierung beendet den Workflow sofort, Empfängerlinks funktionieren nicht mehr, und das Annullierungsereignis wird unveränderlich im Audit-Log festgehalten.
Wenn ein Empfänger ablehnt
Empfänger können ein Dokument ablehnen, statt die Anfrage zu ignorieren. Sie müssen eine Begründung angeben, der Absender wird sofort benachrichtigt und kann Änderungen vornehmen und erneut versenden, und die Ablehnung wird mit Zeitstempel ins Audit-Log geschrieben — so hat „sie haben nie unterschrieben“ eine Antwort auf das Wann, Wie und Warum.
Ablauf
Dokumente, die nie abgeschlossen werden, bleiben nicht ewig als offene Anfragen hängen — ein abgelaufenes Dokument geht in den Endzustand Expired über, der sich von annulliert oder abgelehnt unterscheidet, sodass Ihr Dashboard abbildet, was tatsächlich passiert ist.
Warum Endzustände wichtig sind
Voided, Declined und Expired sind festgehaltene Zustände, keine Löschungen. Das Dokument und seine vollständige Audit-Historie bleiben unversehrt — und genau das wollen Sie, wenn jemand ein halbes Jahr später fragt, warum eine Vereinbarung nie zustande kam.