문서가 전송에서 서명 완료까지 아무 마찰 없이 흘러가는 일은 드뭅니다. 서명자가 날짜 오류를 발견하기도 하고, 법무팀이 조항 수정을 요구하기도 하며, 거래가 무산되기도 합니다. GingerDocs는 처음부터 다시 만들도록 강요하지 않으면서, 그리고 감사 추적을 끊지 않으면서 이 복잡한 중간 과정을 처리합니다.
수정안 제안
전송 후에 변경이 필요하다면 문서 안에서 수정안을 제안하세요. 제안된 변경 사항은 조용히 적용되는 대신 관련 당사자에게 제시되며, 문서 하나당 최대 세 건까지 수정안을 제안할 수 있습니다. 그 이상이 필요하면 새 문서를 만드셔야 합니다.
덕분에 하나의 연속된 기록이 유지됩니다. 원래 내용, 제안된 변경, 그리고 그에 대한 응답이 “v2_final_FINAL” 같은 메일 첨부파일로 흩어지는 대신 같은 문서 이력 안에 남습니다.
문서 무효화
발신자는 완료 전이라면 언제든 문서를 무효화할 수 있습니다. 거래가 취소되었거나, 조건을 다시 협상하게 되었거나, 잘못된 파일이 나갔을 때 쓰입니다. 무효화하면 워크플로가 즉시 종료되고 수신자 링크가 동작하지 않게 되며, 무효화 이벤트가 감사 로그에 변경 불가능한 기록으로 남습니다.
수신자가 거절하는 경우
수신자는 요청을 무시하는 대신 문서를 거절할 수 있습니다. 이때 사유를 반드시 입력해야 하고, 발신자에게 즉시 알림이 가서 내용을 수정해 다시 보낼 수 있으며, 거절 사실이 시각과 함께 감사 로그에 기록됩니다. “서명하지 않았다”는 사실에 언제, 어떻게, 왜라는 답이 함께 남는 셈입니다.
만료
완료되지 않은 문서가 열린 요청으로 영원히 남아 있지는 않습니다. 만료된 문서는 무효나 거절과 구분되는 종결 상태인 만료로 이동하므로, 대시보드가 실제로 일어난 일을 그대로 보여 줍니다.
종결 상태가 중요한 이유
무효, 거절, 만료는 삭제가 아니라 기록된 상태입니다. 문서와 전체 감사 이력이 그대로 남으며, 여섯 달 뒤에 누군가 왜 그 합의가 체결되지 않았는지 물을 때 정확히 필요한 것이 바로 이것입니다.