폴더는 “이 문서가 어디에 보관되어 있는가”라는 질문에 답합니다. 프로젝트는 다른 질문에 답합니다. “이 문서는 무엇에 속하는가?” 하나의 거래, 사안, 사건은 대개 여러 폴더에 걸쳐 있습니다. 계약서, NDA, 부속 합의서 몇 건, 서명이 끝난 최종본처럼요. 프로젝트는 이들을 옮기지 않은 채 한곳에 모아 줍니다. 이 가이드에서는 프로젝트가 무엇이고 폴더와 어떻게 다른지, 그리고 어떻게 활용하는지 살펴봅니다.
프로젝트와 폴더
둘은 경쟁 관계가 아니라 서로를 보완합니다. 모든 문서는 정확히 하나의 폴더에 속하며, 그것이 보관 위치입니다. 프로젝트는 그 위에 얹히는 층입니다. 어떤 폴더에 있는 문서든 끌어올 수 있고, 한 문서가 여러 프로젝트에 동시에 속할 수도 있습니다. 무엇도 복제되거나 옮겨지지 않으며, 프로젝트는 그저 속한 문서를 참조할 뿐입니다.
| 폴더 | 프로젝트 | |
|---|---|---|
| 답하는 질문 | 문서가 어디에 보관되어 있는가 | 어떤 업무에 속하는가 |
| 소속 | 문서당 폴더 하나 | 문서당 여러 프로젝트 |
| 폴더를 넘나드는가 | 아니요 | 예 |
| 파일에 미치는 영향 | 실제로 그곳에 있음 | 묶어 줄 뿐, 옮기지 않음 |
프로젝트 만들기
사이드바에서 프로젝트를 열고 새 프로젝트를 클릭합니다. 이름(“3분기 Acme 거래”), 무엇을 묶는지에 대한 설명(선택 사항), 그리고 눈에 잘 띄도록 색을 지정합니다. 팀 워크스페이스에서는 접근 권한도 선택합니다. 팀으로 설정하면 조직 구성원 모두에게 보이고, 나만으로 설정하면 본인에게만 보입니다. 이후 라이브러리에 활성 프로젝트가 나열되며 각 카드에 색, 문서 수, 접근 권한이 표시되고 전체, 내가 생성, 보관됨 탭이 제공됩니다.
문서 추가 — 양쪽 어디서든
문서는 편한 쪽에서 프로젝트에 추가할 수 있으며, 두 방식은 결국 같은 결과로 이어집니다.
프로젝트에서 추가하기: 프로젝트를 열고 문서 추가를 클릭한 뒤 제목으로 검색해 원하는 문서에 체크하고 한 번에 추가합니다. 문서에서 추가하기: 문서의 작업 메뉴에서 프로젝트에 추가를 선택하고 하나 이상의 프로젝트에 체크합니다. 한 문서를 여러 프로젝트에 소속시키는 것은 두 번째 방식에서 설정합니다. 문서는 여러 프로젝트에 동시에 속할 수 있으므로 해당하는 만큼 선택하시면 됩니다.
프로젝트 안에서 작업하기
프로젝트를 열면 그 아래 묶인 모든 문서가 하나의 목록으로 표시됩니다. 각 행에는 문서의 수신자, 실시간 서명 진행 상황(예: “3명 중 2명 서명”), 현재 상태, 그리고 템플릿에서 생성된 경우 템플릿 사용 표시가 함께 나옵니다. 여기서 문서를 열면 뒤로 가기가 전체 문서 목록이 아니라 프로젝트로 돌아오므로, 하나의 거래를 살펴보는 동안 위치를 잃지 않습니다.
정리 작업은 문서를 훼손하지 않습니다. 행의 ×로 문서를 프로젝트에서 제거하면 묶음에서만 빠질 뿐, 문서 자체는 그대로 폴더에 남습니다. 일괄 전송 실행으로 만들어진 문서는 자동으로 하나의 프로젝트에 묶이므로 별도로 정리하지 않아도 한 묶음이 함께 놓입니다.
팀 워크스페이스에서의 공개 범위와 접근 권한
팀 워크스페이스에서 작업하실 때는 프로젝트마다 접근 권한 설정이 있습니다. 팀 프로젝트는 조직 구성원 모두에게 보이며, 다른 사람이 만든 프로젝트를 볼 때는 “나와 공유됨” 표시가 붙습니다. 나만 프로젝트는 본인에게만 보이며 작은 자물쇠로 표시됩니다. 프로젝트를 만든 사람이 세부 정보 편집, 보관, 삭제 등 관리를 맡고, 접근 권한이 있는 사람은 누구나 열어 보고 문서를 추가할 수 있습니다.
보관과 삭제, 그리고 문서에는 어떤 일이 생기는가
업무가 마무리되면 프로젝트의 작업 메뉴에서 보관을 선택해 활성 목록에서 보관됨 탭으로 옮길 수 있으며, 나중에 보관을 해제할 수도 있습니다. 삭제는 한 걸음 더 나가지만 안전합니다. 묶음만 없앨 뿐이기 때문입니다. 확인 창에도 안내되듯 삭제된 프로젝트 안의 문서는 삭제되지 않고 원래 보관되어 있던 자리에 그대로 남습니다. 그 사이 문서 행에는 작은 프로젝트 칩이 표시되므로 해당 문서가 어떤 프로젝트에 속하는지 언제든 확인할 수 있습니다.
빠른 참조
| 하고 싶은 일 | 위치 |
|---|---|
| 프로젝트 만들기 | 사이드바 → 프로젝트 → 새 프로젝트 |
| 프로젝트에 문서 추가 | 프로젝트 열기 → 문서 추가 |
| 문서 하나를 여러 프로젝트에 넣기 | 문서 → 작업 메뉴 → 프로젝트에 추가 |
| 프로젝트에서 문서 제거 | 프로젝트 → 문서 행의 × |
| 프로젝트를 비공개로 두기(팀 워크스페이스) | 프로젝트 설정 → 접근 권한 → 나만 |
| 프로젝트 보관하기 | 프로젝트 → 카드 작업 메뉴 → 보관 |
| 프로젝트 삭제(문서는 유지) | 프로젝트 → 삭제 → 프로젝트 삭제 |
프로젝트는 문서 위에 얹는 가장 가벼운 층입니다. 옮기지도, 복사하지도 않고 하나의 사안·거래·사건에 관한 모든 것을 함께 보여 줄 뿐입니다. 그 주변의 워크스페이스 — 폴더, 연락처, 팀 — 에 대해서는 워크스페이스 정리하기를, 한 묶음 전체를 자동으로 프로젝트로 묶는 방법은 템플릿과 일괄 전송을 참고해 주세요.