Ein Dokument zur Unterschrift versenden: der komplette Durchgang

Diese Anleitung führt Sie durch den vollständigen E-Signatur-Workflow in GingerDocs: Empfänger hinzufügen, ausfüllbare Felder platzieren, das Dokument versenden, wie das Unterschreiben für Ihre Empfänger abläuft, wie sich der Fortschritt in Echtzeit widerspiegelt und welches Abschlusszertifikat Sie am Ende erhalten.

1. Empfänger hinzufügen

Empfänger sind die Personen, die Felder ausfüllen und Ihr Dokument unterschreiben. Sie fügen sie im Dokumenteditor hinzu:

1. Öffnen Sie Ihr Dokument im Editor.
2. Klicken Sie im rechten Panel **Add fillable fields** oben auf die Zuweisungsauswahl (standardmäßig steht dort Ihr eigener Name).
3. Durchsuchen Sie Ihre gespeicherten Kontakte nach Name oder E-Mail — oder klicken Sie auf **Add recipient**, um jemanden neu anzulegen.
4. Tragen Sie die Angaben des Empfängers ein. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht — dorthin geht die Signatureinladung. Name, Telefon, Unternehmen und Adresse sind optional, aber der Name erscheint auf dem Signaturzertifikat, es lohnt sich also, ihn anzugeben.
5. Klicken Sie auf Speichern. Der Empfänger erscheint nun mit einer eigenen Farbe in der Auswahl.

Jeder Empfänger bekommt eine eindeutige Farbe. Jedes Feld, das Sie ihm zuweisen, wird auf der Seite in dieser Farbe angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer wofür zuständig ist.

Empfänger, die Sie hinzufügen, werden außerdem in Ihren Kontakten gespeichert, sodass Sie sie beim nächsten Mal über die Suche auswählen können, statt ihre Daten erneut einzutippen.

Signaturreihenfolge: alle gleichzeitig oder nacheinander

Standardmäßig werden alle Empfänger gleichzeitig eingeladen und können in beliebiger Reihenfolge unterschreiben (paralleles Unterschreiben).

Wenn Ihr Dokument in einer bestimmten Abfolge unterschrieben werden muss — zum Beispiel unterschreibt zuerst der Kunde, dann gegenzeichnet Ihre Führungskraft —, öffnen Sie die Ansicht Recipients und aktivieren Sie **Sign in order**:

• Jeder Empfänger erhält eine nummerierte Position (1, 2, 3, …).
• Mit den Pfeilen nach oben und unten sortieren Sie sie um.
• Beim Versand wird nur der erste Empfänger angeschrieben. Jeder weitere Empfänger wird automatisch eingeladen, sobald die Person davor unterschrieben hat.
• Ein Empfänger, der vor seiner Reihe unterschreiben will, wird blockiert, bis alle vor ihm fertig sind.

Ablauf der Links

Solange das Dokument noch ein Entwurf ist, können Sie festlegen, wie viele Tage die Signaturlinks gültig bleiben (Standard: 2 Tage, bis zu 365). Sobald das Dokument versendet ist, ist der Ablauf fixiert.

2. Eingabe- und Unterschriftsfelder platzieren

Felder sind die Kästchen, mit denen Ihre Empfänger interagieren — Unterschriften, Datumsangaben, Textantworten, Kontrollkästchen und mehr. Acht Feldtypen stehen zur Verfügung:

1. Wählen Sie im Panel **Add fillable fields** über die Zuweisungsauswahl, für wen das Feld bestimmt ist — für Sie selbst, ein Teammitglied oder einen Ihrer Empfänger.
2. Ziehen Sie einen Feldtyp aus dem Panel auf die Seite (oder klicken Sie ihn an, um ihn auf der aktuellen Seite abzulegen).
3. Verschieben und skalieren Sie das Feld so, dass es genau dort sitzt, wo es im Dokument hingehört.
4. Markieren Sie Felder dort als Pflichtfeld, wo es sinnvoll ist — Empfänger können das Unterschreiben nicht abschließen, solange nicht jedes ihnen zugewiesene Pflichtfeld ausgefüllt ist.
5. Wiederholen Sie das für jeden Empfänger. Wechseln Sie die Zuweisung in der Auswahl und platzieren Sie weiter Felder — die Farbcodierung zeigt Ihnen, wem welches gehört.

Felder, die Ihnen selbst zugewiesen sind, können Sie sofort direkt im Editor ausfüllen. Felder, die Empfängern zugewiesen sind, bleiben leer, bis diese ihren Signaturlink öffnen.

Nutzen Sie vor dem Versand das Panel **Review data**, um jedes Feld des Dokuments nach Zuständigkeit gruppiert zu sehen und direkt zu jedem Feld zu springen, das noch Aufmerksamkeit braucht.

3. Das Dokument versenden

1. Klicken Sie in der oberen Leiste des Editors auf **Review and send**.
2. Der Prüfschritt zeigt genau, wer einen Signaturlink erhält. Kontrollieren Sie Namen, E-Mail-Adressen und — falls aktiviert — die Signaturreihenfolge.
3. Klicken Sie auf Senden.

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem persönlichen, sicheren Signaturlink. Der Link gilt nur für ihn, läuft nach dem von Ihnen gesetzten Zeitplan ab und kann jederzeit widerrufen werden.

Der Dokumentstatus wechselt von Draft zu Sent, und die Bearbeitung wird gesperrt, damit alle dieselbe Fassung unterschreiben.

4. Was Ihre Empfänger sehen

Empfänger benötigen kein GingerDocs-Konto — der Link aus der E-Mail genügt.

Beim Öffnen des Links erscheint das Dokument in einer aufgeräumten, schreibgeschützten Signaturansicht. Ist der Empfänger auf einem neuen Gerät, schickt GingerDocs ihm zunächst per E-Mail einen 6-stelligen Bestätigungscode, um zu prüfen, dass ihm das Postfach gehört, bevor das Dokument angezeigt wird.

Nur die ihm zugewiesenen Felder sind aktiv, und ein Fortschrittsabzeichen oben zeigt, wie viele Felder noch offen sind („3 fields remaining“ → „All fields filled“). Ein Klick auf ein Unterschriftsfeld öffnet den Signaturdialog mit drei Möglichkeiten: mit Maus, Trackpad oder Finger zeichnen; den Namen tippen und einen Signaturstil wählen; oder ein Bild der eigenen Unterschrift hochladen.

Sobald jedes Pflichtfeld ausgefüllt ist, wird die Schaltfläche **Complete signing** aktiv. Ein Klick übermittelt alles, und der Empfänger sieht einen Bestätigungsbildschirm.

Ein Empfänger kann das Dokument statt zu unterschreiben auch ablehnen (**Reject**). Er muss eine Begründung angeben, Sie werden sofort benachrichtigt und können Änderungen vornehmen und erneut versenden.

Wird ein Dokument nur zur Kenntnisnahme an jemanden gesendet (ohne ihm zugewiesene Felder), sieht diese Person stattdessen eine Schaltfläche **Acknowledge & complete**, und das Zertifikat hält fest, dass sie das Dokument zur Kenntnis genommen hat.

5. Wie sich der Fortschritt widerspiegelt

Sie müssen nie raten, wo ein Dokument steht — jede Aktion eines Empfängers wird Ihnen automatisch zurückgemeldet. Ein Dokument durchläuft diese Status: Draft → Sent → Viewed → Partially signed → Completed. Aktualisierungen kommen in Echtzeit — haben Sie das Dokument geöffnet, aktualisiert sich das Statuspanel in dem Moment, in dem ein Empfänger es ansieht oder unterschreibt, ganz ohne Neuladen.

Sobald ein Dokument versendet ist, wechselt das rechte Panel des Editors in eine Ansicht Document status, die Folgendes zeigt:

• Eine Live-Statuskarte (Sent / Partially signed / Completed).
• Jeden Empfänger mit seinem individuellen Zustand — Invited, Viewed, Signed oder Declined — samt Zeitstempeln („Invited · 14:14 Uhr“).
• Eine Schaltfläche **Resend** neben jedem Empfänger, der noch nicht unterschrieben hat, um ihn per Erinnerungs-E-Mail anzustupsen.
• Die Möglichkeit, einen Empfänger zu entfernen — nur solange noch niemand unterschrieben hat. Sobald eine Unterschrift vorliegt, wird die Empfängerliste gesperrt, um die Integrität des Dokuments zu schützen.

Jedes Ereignis — versendet, angesehen, unterschrieben, abgelehnt, erinnert, abgeschlossen — wird in der Timeline des Dokuments festgehalten, abgesichert durch ein Audit-Log mit Manipulationserkennung. Jeder Eintrag ist kryptografisch an den vorherigen gekettet, sodass sich die Historie im Nachhinein nicht verändern lässt.

Wenn die letzte Person unterschreibt

Sobald der letzte Empfänger seine Felder abgeschlossen hat:

1. GingerDocs erzeugt automatisch das finale unterschriebene PDF — Ihr Originaldokument mit jeder Unterschrift, jedem Datum und jedem Feld dauerhaft eingebettet.
2. Der Dokumentstatus wechselt zu Completed.
3. Alle bekommen eine Kopie: Jeder Empfänger und der Dokumenteigentümer erhalten eine Abschluss-E-Mail mit Zugriff auf das unterschriebene Dokument.
4. Das Statuspanel wird grün: „Document completed! All recipients have signed.“

Das ursprünglich hochgeladene PDF wird nie verändert — die unterschriebene Fassung entsteht als neue, separate Datei, und jede zuvor unterschriebene Version bleibt dauerhaft erhalten.

6. Das Abschlusszertifikat

Jedes abgeschlossene Dokument enthält automatisch ein Abschlusszertifikat, angehängt als letzte Seite(n) des unterschriebenen PDFs. Es ist der Ausführungsnachweis des Dokuments — wer wann und von wo unterschrieben hat. Das Zertifikat zeigt:

• Referenznummer — eine eindeutige, dauerhafte Kennung des Dokuments. Sie ändert sich nie, auch wenn das Dokument später geändert und neu unterschrieben wird.
• Abschlussdatum und -uhrzeit — wann alle Parteien mit dem Unterschreiben fertig waren (UTC).
• Dokumenttitel und Seitenzahl.
• Verifizierungscode — ein 16-stelliger Code, abgeleitet aus dem Audit-Trail des Dokuments mit Manipulationserkennung. Er wirkt wie ein Fingerabdruck der gesamten Historie des Dokuments zum Zeitpunkt des Abschlusses.
• Eine Karte für jeden Unterzeichner — Name und E-Mail-Adresse, Signaturreihenfolge und Endstatus (Signed, Acknowledged oder Declined), eine vollständige Zeitleiste, wann die Einladung versendet wurde, wann angesehen und wann unterschrieben wurde (alles in UTC), die IP-Adresse, von der aus unterschrieben wurde, und eine Wiedergabe der tatsächlichen Unterschrift, wie sie beim Unterschreiben erfasst wurde.

Echtheit überprüfen

Jede Person, die ein unterschriebenes GingerDocs-PDF in Händen hält, kann seine Echtheit überprüfen — ganz ohne Konto. Geben Sie auf der öffentlichen Verifizierungsseite die auf dem Zertifikat aufgedruckte Referenznummer zusammen mit einer zum Dokument gehörenden E-Mail-Adresse ein; eine erfolgreiche Prüfung bestätigt den Status des Dokuments und lässt Sie die geprüfte Kopie samt Zertifikat herunterladen. Der Dokumenteigentümer kann Referenznummer und Verifizierungscode zusätzlich innerhalb von GingerDocs mit dem Datensatz abgleichen.

Das unterschriebene Dokument erhalten

• Eigentümer können das abgeschlossene PDF (samt Zertifikat) jederzeit aus dem Editor oder dem Dashboard herunterladen.
• Empfänger können ihre unterschriebene Kopie direkt über ihren Signaturlink herunterladen und erhalten außerdem die Abschluss-E-Mail, sobald das Dokument finalisiert ist.

Versenden in großem Umfang

Sie senden dasselbe Dokument an viele Personen? Speichern Sie es als wiederverwendbare Vorlage — mit jedem Feld einer Rolle zugeordnet und Platzhaltervariablen für die wechselnden Angaben — und erzeugen Sie dann per Massenversand pro Zeile einer CSV ein personalisiertes Dokument. Jeder Durchlauf wird in die Warteschlange gestellt, zeigt Live-Fortschritt pro Zeile, wird in einer Historie gespeichert, und die erzeugten Dokumente werden in einem Projekt gebündelt. Der vollständige Ablauf mit Screenshots steht in der Anleitung zu Vorlagen.

Kurzübersicht