Enviar un documento a firmar: el recorrido completo

Esta guía le lleva por todo el flujo de firma electrónica en GingerDocs: añadir destinatarios, colocar campos rellenables, enviar el documento, cómo firman sus destinatarios, cómo se refleja el progreso en tiempo real y el certificado de finalización que recibe al final.

1. Añada destinatarios

Los destinatarios son las personas que rellenarán campos y firmarán su documento. Se añaden desde el editor del documento:

1. Abra su documento en el editor.
2. En el panel derecho Add fillable fields, haga clic en el selector de asignación de la parte superior (por defecto muestra su propio nombre).
3. Busque en sus contactos guardados por nombre o correo, o haga clic en Add recipient para introducir a alguien nuevo.
4. Rellene los datos del destinatario. El correo es obligatorio: ahí se envía la invitación de firma. El nombre, el teléfono, la empresa y la dirección son opcionales, pero el nombre aparece en el certificado de firma, así que merece la pena añadirlo.
5. Haga clic en guardar. El destinatario aparecerá ya en el selector con su propio color.

Cada destinatario recibe un color único. Todo campo que le asigne se mostrará en ese color en la página, para que vea de un vistazo quién es responsable de qué.

Los destinatarios que añade se guardan además en sus Contacts, de modo que la próxima vez podrá elegirlos desde la búsqueda en lugar de volver a teclear sus datos.

Orden de firma: todos a la vez o uno a uno

Por defecto, todos los destinatarios son invitados a la vez y pueden firmar en cualquier orden (firma en paralelo).

Si su documento debe firmarse en una secuencia concreta — por ejemplo, el cliente firma primero y su responsable contrafirma después —, abra la vista Recipients y active Sign in order:

• Cada destinatario recibe una posición numerada (1, 2, 3, …).
• Use las flechas arriba/abajo para reordenarlos.
• Al enviar solo se le manda el correo al primer destinatario. A cada destinatario siguiente se le invita automáticamente en cuanto la persona anterior ha firmado.
• A un destinatario que intente firmar antes de su turno se le bloquea hasta que todos los que van por delante hayan terminado.

Caducidad de los enlaces

Mientras el documento sigue siendo un borrador puede fijar cuántos días siguen siendo válidos los enlaces de firma (por defecto: 2 días, hasta 365). Una vez enviado el documento, la caducidad queda fijada.

2. Coloque campos de entrada y campos de firma

Los campos son las casillas con las que interactúan sus destinatarios: firmas, fechas, respuestas de texto, casillas de verificación y más. Hay ocho tipos de campo disponibles:

1. En el panel Add fillable fields, seleccione para quién es el campo con el selector de asignación: para usted, para un miembro del equipo o para uno de sus destinatarios.
2. Arrastre un tipo de campo desde el panel a la página (o haga clic en él para soltarlo en la página actual).
3. Mueva y redimensione el campo para que quede exactamente donde debe estar en el documento.
4. Marque los campos como obligatorios cuando corresponda: los destinatarios no pueden terminar de firmar hasta que hayan rellenado todos los campos obligatorios que tienen asignados.
5. Repita con cada destinatario. Cambie de asignación en el selector y siga colocando campos: el código de color le muestra cuál es de quién.

Los campos que se asigna a usted mismo puede rellenarlos al momento, dentro del propio editor. Los campos asignados a destinatarios permanecen vacíos hasta que abren su enlace de firma.

Antes de enviar, use el panel Review data para ver todos los campos del documento agrupados por responsable y saltar directamente a cualquiera que aún necesite atención.

3. Envíe el documento

1. Haga clic en Review and send en la barra superior del editor.
2. El paso de revisión muestra exactamente quién recibirá un enlace de firma. Compruebe bien los nombres, los correos y (si lo activó) el orden de firma.
3. Haga clic en enviar.

Cada destinatario recibe un correo con un enlace de firma personal y seguro. El enlace es único para esa persona, caduca según el plazo que usted fijó y puede revocarse en cualquier momento.

El estado del documento cambia de Draft a Sent, y la edición se bloquea para que la versión que firman todos sea idéntica.

4. Qué ven sus destinatarios

Los destinatarios no necesitan una cuenta de GingerDocs: el enlace del correo es todo lo que hace falta.

Al abrir el enlace se muestra el documento en una vista de firma limpia y de solo lectura. Si el destinatario está en un dispositivo nuevo, GingerDocs le envía primero por correo un código de verificación de 6 dígitos para confirmar que ese buzón es suyo antes de enseñarle el documento.

Solo están activos los campos que tiene asignados, y una insignia de progreso en la parte superior indica cuántos campos quedan («3 fields remaining» → «All fields filled»). Al hacer clic en un campo de firma se abre el diálogo de firma con tres opciones: dibujar con el ratón, el trackpad o el dedo; escribir su nombre y elegir un estilo de firma; o subir una imagen de su firma.

Cuando todos los campos obligatorios están rellenos, se activa el botón Complete signing. Un clic lo envía todo y el destinatario ve una pantalla de confirmación.

Un destinatario también puede rechazar el documento con Reject en lugar de firmarlo. Tiene que indicar un motivo, a usted se le avisa al instante y puede hacer cambios y reenviarlo.

Si un documento se envía a alguien solo para que lo dé por leído (sin campos asignados), esa persona verá en su lugar un botón Acknowledge & complete, y el certificado dejará constancia de que dio el documento por leído.

5. Cómo se refleja el progreso

Nunca tiene que adivinar en qué punto está un documento: cada acción de un destinatario se le refleja automáticamente. Un documento recorre estos estados: Draft → Sent → Viewed → Partially signed → Completed. Las actualizaciones llegan en tiempo real: si tiene el documento abierto, el panel de estado se actualiza en el momento en que un destinatario lo ve o lo firma, sin recargar la página.

Una vez enviado un documento, el panel derecho del editor cambia a una vista Document status que muestra:

• Una tarjeta de estado en vivo (Sent / Partially signed / Completed).
• Cada destinatario con su estado individual — Invited, Viewed, Signed o Declined —, incluidas las marcas de tiempo («Invited · 14:14»).
• Un botón Resend junto a cualquier destinatario que aún no haya firmado, para avisarle con un correo de recordatorio.
• La opción de eliminar a un destinatario, solo mientras nadie haya firmado todavía. En cuanto hay una firma, la lista de destinatarios se bloquea para proteger la integridad del documento.

Cada evento — enviado, visto, firmado, rechazado, recordado, completado — queda anotado en la Timeline del documento, respaldada por un registro de auditoría con detección de manipulaciones. Cada entrada se encadena criptográficamente con la anterior, así que el historial no puede alterarse a posteriori.

Cuando firma la última persona

En cuanto el último destinatario completa sus campos:

1. GingerDocs genera automáticamente el PDF firmado final: su documento original con todas las firmas, fechas y campos incrustados de forma permanente.
2. El estado del documento cambia a Completed.
3. Todos reciben una copia: cada destinatario y quien es dueño del documento reciben un correo de finalización con acceso al documento firmado.
4. El panel de estado se pone verde: «Document completed! All recipients have signed.»

El PDF original que se subió nunca se modifica: la versión firmada se produce como archivo nuevo e independiente, y todas las versiones firmadas anteriores se conservan de forma permanente.

6. El certificado de finalización

Todo documento completado incluye automáticamente un certificado de finalización, añadido como página o páginas finales del PDF firmado. Es la prueba de formalización del documento: quién firmó, cuándo y desde dónde. El certificado muestra:

• Número de referencia: un identificador único y permanente del documento. No cambia nunca, ni siquiera si el documento se modifica y se vuelve a firmar más adelante.
• Fecha y hora de finalización: cuándo terminaron de firmar todas las partes (UTC).
• Título del documento y número de páginas.
• Código de verificación: un código de 16 caracteres derivado del registro de auditoría del documento, ese que permite detectar manipulaciones. Funciona como huella de todo el historial del documento en el momento de la finalización.
• Una ficha por cada firmante: nombre y correo, posición en el orden de firma y estado final (Signed, Acknowledged o Declined), una cronología completa de cuándo se envió la invitación, cuándo la vio y cuándo firmó (todo en UTC), la dirección IP desde la que se hizo la firma y una reproducción de su firma real tal como se capturó al firmar.

Verificar la autenticidad

Cualquiera que tenga un PDF firmado de GingerDocs puede verificar que es auténtico, sin necesidad de cuenta. En la página pública de verificación, introduzca el número de referencia impreso en el certificado junto con un correo vinculado al documento; una comprobación correcta confirma el estado del documento y le permite descargar la copia verificada con su certificado adjunto. Quien es dueño del documento también puede cotejar el número de referencia y el código de verificación con el registro desde dentro de GingerDocs.

Conseguir el documento firmado

• Quienes son dueños del documento pueden descargar el PDF completado (con el certificado incluido) desde el editor o el panel en cualquier momento.
• Los destinatarios pueden descargar su copia firmada directamente desde su enlace de firma, y reciben además el correo de finalización cuando el documento queda cerrado.

Enviar a gran escala

¿Va a enviar el mismo documento a muchas personas? Guárdelo como plantilla reutilizable — con cada campo asignado a un rol y variables combinadas para los datos que cambian — y use después el envío masivo para generar un documento personalizado por cada fila de un CSV. Cada ejecución se pone en cola con progreso en vivo fila a fila y un historial guardado, y los documentos que crea quedan agrupados en un proyecto. El flujo completo, con capturas de pantalla, está en la guía de plantillas.

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