서명 요청 보내기: 전체 과정 안내

이 가이드에서는 GingerDocs의 전자서명 워크플로 전체를 안내합니다. 수신자를 추가하고, 입력 필드를 배치하고, 문서를 전송하고, 수신자가 어떻게 서명하는지, 진행 상황이 어떻게 실시간으로 반영되는지, 그리고 마지막에 받게 되는 완료 증명서까지 살펴봅니다.

1. 수신자 추가

수신자는 문서의 필드를 채우고 서명할 사람입니다. 문서 편집기에서 추가합니다.

1. 편집기에서 문서를 엽니다.
2. 오른쪽 입력 필드 추가 패널에서 맨 위의 담당자 선택기를 클릭합니다(기본값은 본인 이름입니다).
3. 저장된 연락처를 이름이나 이메일로 검색하거나, 수신자 추가를 클릭해 새로 입력합니다.
4. 수신자 정보를 입력합니다. 이메일은 필수이며 서명 요청이 그 주소로 전송됩니다. 이름, 전화번호, 회사, 주소는 선택 사항이지만 이름은 서명 증명서에 표시되므로 입력해 두시는 편이 좋습니다.
5. 저장을 클릭합니다. 이제 수신자가 고유한 색과 함께 선택기에 나타납니다.

수신자마다 고유한 색이 부여됩니다. 해당 수신자에게 배정한 필드는 페이지에 그 색으로 표시되므로 누가 무엇을 맡았는지 한눈에 알 수 있습니다.

추가한 수신자는 연락처에도 저장되므로 다음번에는 정보를 다시 입력하지 않고 검색해서 고르실 수 있습니다.

서명 순서: 한 번에 모두, 또는 한 명씩

기본적으로 모든 수신자가 동시에 요청을 받고 순서에 상관없이 서명할 수 있습니다(병렬 서명).

문서를 특정 순서로 서명해야 한다면 — 예를 들어 고객이 먼저 서명하고 그다음 관리자가 상대 서명을 하는 경우 — 수신자 화면을 열고 순서대로 서명을 켜세요.

• 수신자마다 순번(1, 2, 3, …)이 부여됩니다.
• 위/아래 화살표로 순서를 변경할 수 있습니다.
• 전송 시에는 첫 번째 수신자에게만 메일이 갑니다. 이후 수신자는 앞사람이 서명을 마치는 즉시 자동으로 요청을 받습니다.
• 자기 차례가 되기 전에 서명하려는 수신자는 앞선 사람들이 모두 마칠 때까지 차단됩니다.

링크 만료

문서가 아직 초안인 동안에는 서명 링크의 유효 기간을 설정할 수 있습니다(기본값 2일, 최대 365일). 문서를 전송하고 나면 만료 기간이 확정됩니다.

2. 입력 필드와 서명 필드 배치

필드는 수신자가 직접 다루는 칸입니다. 서명, 날짜, 텍스트 답변, 체크박스 등이 있습니다. 사용할 수 있는 필드 유형은 8가지입니다.

1. 입력 필드 추가 패널에서 담당자 선택기로 이 필드가 누구의 것인지 고릅니다. 본인, 팀 멤버, 또는 수신자 중에서 선택할 수 있습니다.
2. 패널에서 필드 유형을 페이지로 끌어다 놓습니다(클릭하면 현재 페이지에 놓입니다).
3. 문서에서 정확히 있어야 할 자리에 오도록 필드를 옮기고 크기를 조절합니다.
4. 필요한 필드는 필수로 지정하세요. 수신자는 자신에게 배정된 필수 필드를 모두 채우기 전에는 서명을 마칠 수 없습니다.
5. 수신자마다 같은 과정을 반복합니다. 선택기에서 담당자를 바꿔 가며 필드를 계속 배치하시면 되고, 색 구분으로 누구의 필드인지 알 수 있습니다.

본인에게 배정된 필드는 편집기에서 바로 채울 수 있습니다. 수신자에게 배정된 필드는 그들이 서명 링크를 열기 전까지 비어 있습니다.

전송 전에 데이터 검토 패널을 이용하면 문서의 모든 필드를 담당자별로 묶어 확인하고, 아직 처리가 필요한 필드로 바로 이동할 수 있습니다.

3. 문서 전송

1. 편집기 상단 바에서 검토 후 전송을 클릭합니다.
2. 검토 단계에서 누가 서명 링크를 받게 되는지 정확히 표시됩니다. 이름, 이메일, 그리고 사용하셨다면 서명 순서를 다시 확인하세요.
3. 전송을 클릭합니다.

각 수신자는 개인용 보안 서명 링크가 담긴 이메일을 받습니다. 이 링크는 그 사람에게만 유효하며, 설정하신 일정에 따라 만료되고, 언제든 철회할 수 있습니다.

문서 상태가 초안에서 전송됨으로 바뀌고 편집이 잠기므로 모두가 서명하는 버전이 동일하게 유지됩니다.

4. 수신자가 보는 화면

수신자에게는 GingerDocs 계정이 필요하지 않습니다. 이메일에 담긴 링크만 있으면 됩니다.

링크를 열면 문서가 깔끔한 읽기 전용 서명 화면으로 표시됩니다. 새로운 기기에서 접속한 경우, GingerDocs는 문서를 보여 주기 전에 6자리 인증번호를 이메일로 보내 해당 메일함의 소유 여부를 먼저 확인합니다.

수신자에게 배정된 필드만 활성화되며, 상단의 진행 배지가 남은 필드 수를 보여 줍니다(“3개 필드 남음” → “모든 필드 입력 완료”). 서명 필드를 클릭하면 세 가지 방법이 있는 서명 대화상자가 열립니다. 마우스·트랙패드·손가락으로 그리기, 이름을 입력하고 서명 스타일 고르기, 또는 서명 이미지 업로드입니다.

필수 필드를 모두 채우면 서명 완료 버튼이 활성화됩니다. 한 번 클릭하면 모두 제출되고 수신자에게 확인 화면이 표시됩니다.

수신자는 서명하는 대신 문서를 거절할 수도 있습니다. 이 경우 사유를 반드시 입력해야 하고, 발신자에게 즉시 알림이 가며, 내용을 수정해 다시 보낼 수 있습니다.

배정된 필드 없이 확인만 요청받은 수신자에게는 대신 확인 후 완료 버튼이 표시되며, 증명서에는 해당 문서를 확인한 것으로 기록됩니다.

5. 진행 상황이 반영되는 방식

문서가 어느 단계에 있는지 짐작할 필요가 없습니다. 수신자의 모든 동작이 자동으로 전달되기 때문입니다. 문서는 초안 → 전송됨 → 열람됨 → 일부 서명 → 완료 순으로 상태가 바뀝니다. 업데이트는 실시간으로 도착하므로, 문서를 열어 두고 계시면 수신자가 열람하거나 서명하는 순간 새로고침 없이 상태 패널이 갱신됩니다.

문서를 전송하고 나면 편집기 오른쪽 패널이 문서 상태 화면으로 바뀌며 다음 내용을 보여 줍니다.

• 실시간 상태 카드(전송됨 / 일부 서명 / 완료).
• 수신자별 개별 상태 — 요청됨, 열람됨, 서명 완료, 거절 — 와 시각(“요청됨 · 오후 2:14”).
• 아직 서명하지 않은 수신자 옆의 재전송 버튼. 리마인더 메일로 알릴 수 있습니다.
• 수신자를 제거하는 기능. 아무도 서명하지 않았을 때에만 가능합니다. 서명이 하나라도 이루어지면 문서의 무결성을 지키기 위해 수신자 목록이 잠깁니다.

전송, 열람, 서명, 거절, 리마인더, 완료 등 모든 이벤트는 문서의 타임라인에 기록되며 위변조를 감지할 수 있는 감사 로그가 이를 뒷받침합니다. 각 항목은 직전 항목과 암호학적으로 연결되어 있어 사후에 이력을 바꿀 수 없습니다.

마지막 사람이 서명하면

마지막 수신자가 필드를 모두 채우는 즉시 다음이 진행됩니다.

1. GingerDocs가 최종 서명본 PDF를 자동으로 생성합니다. 원본 문서에 모든 서명, 날짜, 필드가 영구적으로 삽입된 파일입니다.
2. 문서 상태가 완료로 바뀝니다.
3. 모두가 사본을 받습니다. 각 수신자와 문서 소유자에게 서명된 문서에 접근할 수 있는 완료 안내 메일이 전송됩니다.
4. 상태 패널이 초록색으로 바뀝니다. “문서가 완료되었습니다! 모든 수신자가 서명했습니다.”

업로드하신 원본 PDF는 수정되지 않습니다. 서명본은 별도의 새 파일로 생성되며, 이전에 서명된 모든 버전도 영구적으로 보존됩니다.

6. 완료 증명서

완료된 모든 문서에는 완료 증명서가 자동으로 포함되며, 서명본 PDF의 마지막 페이지로 덧붙여집니다. 누가, 언제, 어디에서 서명했는지를 보여 주는 문서의 이행 증거입니다. 증명서에는 다음이 표시됩니다.

• 참조번호 — 문서의 고유하고 영구적인 식별자입니다. 이후 문서가 수정되어 재서명되더라도 바뀌지 않습니다.
• 완료 일시 — 모든 당사자가 서명을 마친 시각입니다(UTC).
• 문서 제목과 페이지 수.
• 검증 코드 — 문서의 위변조 감지 감사 추적에서 도출된 16자리 코드입니다. 완료 시점 문서 전체 이력의 지문 역할을 합니다.
• 서명자별 카드 — 이름과 이메일, 서명 순서와 최종 상태(서명 완료, 확인 완료, 거절), 요청이 전송된 시각과 열람·서명 시각을 담은 전체 타임라인(모두 UTC), 서명이 이루어진 IP 주소, 그리고 서명 당시 입력된 실제 서명 이미지가 포함됩니다.

진본 여부 검증

서명된 GingerDocs PDF를 가진 사람은 누구나 계정 없이 진본 여부를 확인할 수 있습니다. 공개 검증 페이지에서 증명서에 인쇄된 참조번호와 해당 문서에 연결된 이메일 주소를 입력하시면 됩니다. 확인에 성공하면 문서의 상태가 표시되고 증명서가 첨부된 검증본을 다운로드할 수 있습니다. 문서 소유자는 GingerDocs 안에서도 참조번호와 검증 코드를 기록과 대조해 볼 수 있습니다.

서명된 문서 받기

• 소유자는 편집기나 대시보드에서 언제든지 완료된 PDF(증명서 포함)를 다운로드할 수 있습니다.
• 수신자는 자신의 서명 링크에서 서명본을 바로 다운로드할 수 있으며, 문서가 확정되면 완료 안내 메일도 받습니다.

대량으로 보내기

같은 문서를 여러 사람에게 보내시나요? 각 필드를 역할에 연결하고 달라지는 부분에 병합 변수를 넣어 재사용 템플릿으로 저장한 다음, 일괄 전송으로 CSV의 행마다 맞춤 문서를 하나씩 생성하세요. 각 실행은 대기열에 올라가 행 단위 진행 상황이 실시간으로 표시되고 이력이 저장되며, 생성된 문서들은 하나의 프로젝트로 묶입니다. 스크린샷과 함께 전체 흐름을 보시려면 템플릿 가이드를 참고해 주세요.

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