GingerDocs bringt ein PDF vom Upload bis zum abgeschlossenen, unterschriebenen Dokument — alles an einem Ort. Diese Anleitung führt einmal komplett durch diesen ersten Durchlauf: hochladen, das Dokument im Editor vorbereiten, Empfänger hinzufügen und versenden.

1. Ein PDF hochladen

Laden Sie vom Dashboard aus ein beliebiges PDF hoch. GingerDocs arbeitet ausschließlich mit PDFs — es gibt keinen Konvertierungsschritt, denn die Plattform stellt Ihre Datei genau so dar, wie sie erstellt wurde, statt sie in ein anderes Format zu übersetzen.

Nach dem Hochladen erscheint das Dokument im Zustand Draft auf Ihrem Dashboard. Das Dashboard verfolgt jedes Ihrer Dokumente nach Status, mit Zählern für ausstehende, abgeschlossene und auf eine Aktion wartende Vorgänge.

2. Im Editor vorbereiten

Öffnen Sie das Dokument, um in den Editor zu gelangen. Ihr Original-PDF wird schreibgeschützt als Hintergrund dargestellt; alles, was Sie hinzufügen, liegt auf einer separaten Overlay-Ebene, sodass die Quelldatei nie verändert wird. Dieser Overlay-Modus ist der Standard für Ausfüllen-und-Unterschreiben — GingerDocs bietet außerdem In-Place-Bearbeitung (den Originaltext mit passender Schrift neu tippen) und einen optionalen Reflow-Modus zum Neuverfassen; beides behandelt PDF bearbeiten.

Platzieren Sie die Felder, die Ihr Dokument braucht — Unterschrift, Initialen, Text, Datum, Datei-Upload, Optionsfelder, Kontrollkästchen oder Dropdown. Ziehen und skalieren Sie sie überall auf jeder Seite. Der Editor speichert während der Arbeit automatisch, und Rückgängig/Wiederholen sowie der Versionsverlauf bedeuten, dass Sie jede Änderung zurücknehmen können.

3. Empfänger hinzufügen

Fügen Sie die Personen hinzu, die unterschreiben müssen, weisen Sie jeder eine Rolle zu und verknüpfen Sie Felder mit dem Empfänger, der sie ausfüllen soll. Wenn Sie häufig an dieselben Personen versenden, speichern Sie sie in Ihrem Kontakte-Adressbuch, damit sie beim nächsten Mal automatisch vervollständigt werden.

4. Signaturreihenfolge wählen und versenden

Wählen Sie paralleles Unterschreiben, um alle gleichzeitig einzuladen, oder sequenzielles Unterschreiben, um eine feste Reihenfolge zu erzwingen, bei der jeder Unterzeichner erst eingeladen wird, wenn der vorherige fertig ist. Empfänger lassen sich vor dem Versand umsortieren.

Jeder Empfänger erhält per E-Mail einen sicheren, tokenisierten Link. Unterschreiben lässt sich von jedem Gerät aus — ganz ohne GingerDocs-Konto.

5. Bis zum Abschluss verfolgen

Nach dem Versand durchläuft das Dokument seinen Lebenszyklus — Sent, Viewed, Partially signed, Completed — und Ihr Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit, sobald ein Ereignis eintritt. Wenn jemand ins Stocken gerät, senden Sie mit einem Klick eine Erinnerung.

Sobald die letzte Unterschrift eintrifft, erzeugt GingerDocs ein reduziertes PDF zum Herunterladen und Archivieren, und die vollständige Historie des Dokuments bleibt in seinem Audit-Log mit Manipulationserkennung erhalten.

Einen Schritt weiter: Vorlagen und Massenversand

Sobald Sie ein Dokument einige Male versendet haben, hören Sie auf, es neu aufzubauen. Speichern Sie es als wiederverwendbare Vorlage — mit jedem Feld einer Rolle zugeordnet und Platzhaltervariablen für die wechselnden Angaben —, damit Ihr nächster Versand von einem fertigen Entwurf startet. Und um dasselbe Dokument an viele Personen zugleich zu senden, erzeugt der Massenversand pro Zeile einer CSV ein personalisiertes Dokument, in der Warteschlange, mit Live-Fortschritt und in einem Projekt gebündelt. Die Anleitung zu Vorlagen führt durch beides, von Anfang bis Ende.